ZARZĄDZANIE CZASEM ORGANIZACJA PRACY


Odczuwasz braki w zarządzaniu czasem i organizacji pracy? Zmień nawyki.

Wszyscy dobrze to znamy: ciągłe spotkania i narady, z których najczęściej niewiele wynika, przepracowanie, gigantyczne zaległości, stres i kłopoty z koncentracją. Tak właśnie wygląda życie przeciętnego menedżera. Czy można temu zaradzić? 

Dobra organizacja pracy i zarządzanie czasem jest w dzisiejszych czasach prawdziwym wyzwaniem. Badanie przeprowadzone w Polsce i Kanadzie m.in. przez prof. Witolda Kieżuna pokazało, że osoby zajmujące kluczowe stanowiska w firmach pracują zbyt długo, nawet ponad 14 godzin dziennie, zamiast 8-9 godzin. Przy tym wykonują od 43 do 583 (!) różnych czynności – zamiast 10-15. Poważnym popełnianym przez nich błędem jest też niski stopień świadomego planowania czasu i pracy, przez co zaledwie 20% (zamiast 60-70%) zamierzonych czynności udaje się zrealizować.

Nic dziwnego, że przy takim trybie pracy wielu szefów przepracowuje się, skupia na spontanicznych działaniach, odsuwając te zaplanowane. Nie mówiąc już o spychaniu życia prywatnego i rozwoju osobistego na drugi, a może nawet jeszcze dalszy plan.

Jak temu zaradzić? Według Stephena R. Coveya, kluczem do sukcesu jest trwała zmiana nawyków – z tych złych na dobre.

Swoją teorię zawarł w książce „7 Nawyków skutecznego działania”. Ten biznesowy bestseller sprzedał się na całym świecie w kilkudziesięciu milionach egzemplarzy. Stał się biblią również naszych rodzimych menedżerów. Gdy Think Tank zadał polskim liderom pytanie, jakie książki inspirują ich i kształtują, numerem 1 okazała się właśnie pozycja Coveya radząca, jak sprawnie funkcjonować nie tylko w biznesie, ale także w innych życiowych sferach. Liderzy stwierdzili, że publikacja ta nie tylko pomogła zorganizować pracę i poukładać codzienne czynności w czasie według ich wartości, pobudziła ich kreatywność i wyzwoliła siły, o jakie wcześniej się nie podejrzewali.

Zarządzanie czasem – zasady skuteczności według Covey’a

Zasady skuteczności według Covey’a są dość proste. Jeśli chodzi o zarządzanie czasem, podkreśla konieczność odsiewania żwiru od Dużych kamieni, czyli nadawania sprawom priorytetów, koncentrowania się na działaniach, które najlepiej przekładają się na realizację celów, uświadamiania sobie, co jest dla nas najważniejsze, identyfikowania swoich mocnych stron i delegowania zadań oraz odpowiedzialności nie mieszczących się w tym obszarze. W lepszej organizacji pracy, na pewno pomoże umiejętne słuchanie, by naprawdę rozumieć istotę problemów i móc tym samym podejmować trafniejsze decyzje, a także synergia – kreatywne wykorzystywanie różnic między ludźmi, zespołami czy firmami. Istotnym jest również działanie według strategii „wygrana – wygrana”, by budować relacje oparte na zaufaniu nie tylko w organizacji, ale i poza nią. W celu uzyskania długofalowej efektywności i nie wypaleniu się ważną rolę odgrywa zachowanie równowagi między życiem zawodowym i prywatnym – chodzi tu nie tylko o szefa, ale też pozostałych pracowników – bo przepracowanie i wieczny brak czasu prowadzi do frustracji, spadku koncentracji i obniżenia efektywności i bardzo zakłóca rytm ustalonej organizacji pracy. Dlatego Covey szczególną wagę przykłada do konieczności odbudowy fizycznej i mentalnej. Zauważa, że regularne ćwiczenia fizyczne, medytacja, czy praca na rzecz społeczeństwa skutecznie przywracają witalność wszystkim, niezależnie od wieku.

Poprawa organizacji pracy dzięki zmianie nawyków

Z doświadczenia wiemy, że zmiana nawyków wśród pracowników pomogła tysiącom organizacji na całym świecie osiągnąć transformacyjne rezultaty. Dokonywano tego w głównej mierze poprzez zmianę postaw pracujących w nich ludzi, którzy nie potrafili codziennych działań podporządkować głównym celom i wizjom organizacji. Być może nie potrzeba „odkrywać nowych lądów” czy szukać złożonych narzędzi do planowania, może zastosowanie ponadczasowych i uniwersalnych zasad w obszarze zarządzania czasem i organizacji pracy w zupełności wystarczy? Ważne, by dobrze zrozumieć istotę „nawyku”. Otóż zasady, o których pisze Covey, muszą wejść w krew, stać się częścią osobowości. Efektywności trzeba się nauczyć, bo najpierw my zmieniamy nawyki, a potem one zmieniają nas. Może więc warto spróbować?


Chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu czasem?


Weekly Planning (EN)