6 wskazówek, które pomogą menedżerom i ich zespołom bez zakłóceń wrócić do biur

beatakunicka ARTYKUŁY, ZARZĄDZANIE STRATEGICZNE

 

 

Ograniczenia COVID-19 dotyczące pobytu w domu stopniowo ulegają poluzowaniu, oznacza to, że rzesze pracowników wracają z home office do biur. Jednak będzie to powrót do innej normalności, niż ta którą pamiętamy sprzed pandemii.

Oto kilka wskazówek, które pomogą wprowadzić zespoły w nowe ewoluujące środowisko pracy bez przeprowadzania kolejnej rewolucji.

1. Przedstawiaj przejście z pracy zdalnej na stacjonarną, jako kolejny etap trwającej już zmiany, a nie powrót do poprzedniego stanu rzeczy.

Już od miesięcy każdy na własny sposób na nowo organizuje swoje życie i pracę. Dla niektórych osób to naturalne, że odczuwają nostalgię za komfortem i przewidywalnością świata sprzed pandemii: podawaliśmy sobie dłoń na przywitanie, chodziliśmy na zakupy bez maski, mieliśmy pewność, że nasz normalny sposób prowadzenia biznesu przyniesie przewidywalne rezultaty.

Dla wielu osób powrót do pracy w biurze będzie jak nostalgiczny powrót do znajomego otoczenia  i pokusa powrotu do poprzednich zachowań, które z nim się kojarzą. Do pewnego stopnia może to być w porządku, jednak należy pamiętać, że wyjście z lock-down’u obronną ręką, wymagać będzie przyjęcia nowych postaw i zachowań, niezbędnych do bezpiecznego funkcjonowania i rozwijania się firmy.

Przygotujmy nasze zespoły na prawdopodobnie długą podróż w przyszłość, używając języka, który przedstawi prawdziwy, ale optymistyczny obraz sytuacji. Na przykład:

„Wspaniale będzie zobaczyć wszystkich po naszym rozstaniu. Przeszliśmy już ciężkie chwile i wykonaliśmy dobrą robotę dostosowując się do nowych okoliczności. Po powrocie do pracy czeka nas więcej wyzwań i będziemy musieli stawić im czoła w wyjątkowych warunkach, takich jak noszenie masek i dystans społeczny. Ale jestem przekonany, że jesteśmy na to gotowi i w końcu wyjdziemy z tego z jeszcze silniejszym zespołem i trwalszymi relacjami z naszymi klientami”.

2. Przekazuj i wdrażaj nowe zasady bezpieczeństwa ustanowione przez waszą organizację.

Obowiązkowe maski, stanowiska do mycia rąk, przesunięte zmiany, modyfikacje miejsca pracy pozwalające na zdystansowanie się od innych pracowników, korytarze jednokierunkowe lub inne pomysły i dobre praktyki, które wprowadzają organizacje w miejscu pracy w celu zmniejszenia ryzyka dla zdrowia i zapewnienia poczucia bezpieczeństwa pracownikom i klientom.

Zadaniem menedżerów będzie upewnienie się, że ich podwładni rozumieją, jaki wpływ ich zachowania mają na bezpieczeństwo ich samych, ich współpracowników oraz klientów.  I to oni będą musieli dopilnować, aby wszyscy w zespole przestrzegali tych zasad, nawet jeśli uważają je za przesadne. Hasło „We are all in this together” – w dzisiejszych czasach nabiera szczególnego sensu.

Stań się wzorem do naśladowania! Rozwijaj poczucie osobistej odpowiedzialności w innych, konsekwentnie stosując się do zasad. Zespół naśladuje zachowania swojego lidera, a tym bardziej w czasach zmian, kiedy ludzie potrzebują utwierdzić się, że to co robią bądź też nie, jest słuszne. Jeśli lider choćby częściowo nie stosuje się to wewnętrznych zasad bezpieczeństwa, prawdopodobnie większość jego zespołu zrobi to samo.

A zatem, wyjaśniaj i powtarzaj znaczenie zasad bezpieczeństwa w swojej regularnej komunikacji. Zauważaj i wzmacniaj pożądane zachowania podczas spotkań zespołu 1-na-1: „Doceniam to, że często odkażasz swoje stanowisko pracy i zachęcasz klientów do dezynfekowania rąk. Taka uważność sprawia, że nie czujemy się zagrożeni”.

Natychmiast reaguj na łamanie zasad. Jeśli odłożysz na później udzielanie informacji zwrotnych o przekroczeniu bezpieczeństwa, możesz wysłać swojemu zespołowi sygnał, że naciąganie zasad nie jest wielką sprawą.

Jeśli ktoś zgłasza obawy, że zasady nie działają zgodnie z założeniami, wysłuchaj i przekaż informację swojemu szefowi lub działowi HR. Organizacje będą musiały ocenić, na ile skuteczne są ich nowe zasady. A informacje zwrotne od pracowników są ważnym wkładem, który pomoże ustalić   efektywność procesów i odpowiednio je skorygować.

3. Pomóż zespołowi w poradzeniu sobie z nową falą stresu.

Powrót do pracy wiąże się z możliwością pojawienia się nowej niepewności i niepokoju: o bezpieczeństwo osobiste oraz kondycję finansową organizacji. Menedżerowie, którzy bagatelizują tę niepewność, nadużywając zwrotów „To nic wielkiego – po prostu trzeba robić to, co zwykle” mogą tylko pogorszyć sytuację.

Zamiast tego staraj się zrównoważyć postawę spokojnej pewności siebie z podwyższoną świadomością poziomu stresu członków zespołu. W tym celu:

Używaj sprawczego języka. Obwinianie kierownictwa lub narzekanie na rzeczy, które się nam przytrafiają może przyczynić się do powstania uczucia bezsilności, które tylko wzmaga niepokój. Zamiast tego należy otwarcie przyznawać się do wyzwań, jednocześnie koncentrując się na działaniach, na które ty i twój zespół macie wpływ. Na przykład: „Masz rację, że jest to trudna sytuacja. Co, twoim zdaniem, możemy zrobić inaczej? Wypracujmy razem kilka scenariuszy na każdą ewentualność.” Ten rodzaj języka nie jest panaceum na wewnętrzne kryzysy, ale przynajmniej pomaga ludziom przejąć kontrolę, poprzez rozważanie działań mających na celu poprawę sytuacji.

Podawaj na bieżąco aktualizacje. Ludzie pragną informacji w okresach niepewności; bez nich mają tendencję do przyjmowania najgorszych scenariuszy. Intensywne komunikowanie się poprzez dzielenie się zarówno tym, co wiesz, jak i tym, co jeszcze nie wiadomo lub co się zmienia, może pomóc podwładnym zobaczyć cały obraz i psychicznie przygotować się do pełnienia dotychczas nieznanych ról oraz myślenia out of the box.

Bądź aktywnym słuchaczem i obserwatorem. Pytając o to, jak radzą sobie ludzie, a następnie słuchając z empatią, wysyłasz wiadomość, że ci zależy i chcesz pomóc. Warto pamiętać, że cisza po stronie rozmówcy nie musi oznaczać, że wszystko jest w porządku – reaguj na każde inne niż dotychczas zachowanie swoich pracowników, zbytnia ekspresyjność u introwertyków lub wycofanie się ekstrawertyków, są niepokojącymi objawami, które warto zbadać.

4. Wyjdź z inicjatywą utrzymania skutecznych zasad lub praktyk pracy zdalnej.

Wiele zespołów wypracowało naprawdę skuteczne sposoby pracy zespołowej mimo fizycznej rozłąki: zasady zdalnej wymiany doświadczeń między zespołami w celu realizowania wspólnych projektów lub zaspokojenia pilnych potrzeb biznesowych, wirtualne procesy bardziej efektywnej komunikacji oraz monitorowania i świętowania osiągnięć nawet w warunkach chaosu, w trosce o utrzymanie więzi, pracownicy lepiej się poznali online niż mieli to okazję zrobić w biurze.

Zastanówcie się wspólnie, które elementy pracy w czasach pandemii sprawdziły się najbardziej i powinny być utrzymane również po powrocie do biura: spotkania statusowe online (dają możliwość udziału wszystkich interesariuszy), planowanie w piątki zamiast poniedziałków, zasada stałego przepływu informacji, dodatkowe zabezpieczenia systemowe przed przeciekiem danych lub w ogóle wprowadzenie do kultury organizacji home office.

5. Poproś o feedback swój zespół na temat tego, jak odnajdują się po powrocie do biura, i w razie potrzeby dokonaj lub poproś o wprowadzenie odpowiednich modyfikacji, by ten powrót ułatwić.

Zmiany prawie nigdy nie przebiegają idealnie od pierwszego dnia. To jest proces: zbieranie danych, aby sformułować najlepszy możliwy plan, wdrożenie poszczególnych etapów, zbieranie informacji zwrotnych, korygowanie kursu i tak dalej, aż osiągnie się pożądany rezultat. Włączenie zespołu do ustalania nowych zasad gry nie tylko przyniesie lepsze wyniki, ale także zbuduje zaufanie, będzie promować uczciwą komunikację i pomoże ludziom poczuć, że mają wpływ na biznes.

Przed spotkaniem 1-na-1 w tym tygodniu poproś każdego pracownika o przygotowanie informacji zwrotnej dotyczącej ich powrotu do pracy. Konkretny i pełny feedback wymaga czasu na jego sformułowanie, więc poproś o niego przynajmniej dzień wcześniej. Na przykład:

„Cześć, Maja. Podczas naszego spotkania 1-na-1 w tym tygodniu, chciałbym się dowiedzieć, jak się czujesz i jak ci się pracuje, odkąd wróciliśmy do biura: co się sprawdza, a co nie działa dobrze. W czym mogę cię wesprzeć? Być może jest coś, co wymaga mojej natychmiastowej ingerencji”?

Pewne sprawy warto pozostawić w gestii zespołu: na przykład, można stworzyć szczegółowe instrukcje postępowania, do których każdy może się odwołać lub wprowadzić zwyczaj rozpoczynania  dnia od 15-minutowego spotkania, aby mieć pewność, że każdy ma najnowsze aktualizacje. W przypadku bardziej skomplikowanych problemów lub procesów, należy określić, jakiego wsparcia może od ciebie oczekiwać twój zespół, żeby zapewnić poczucie kontroli i zminimalizować efekt zaskoczenia jakimkolwiek kryzysem w przyszłości.  

6. Przygotuj swój zespół do przewidywania – a nawet inicjowania – zmian.

Co będzie dalej? Łatwo jest przecenić to, co dzieje się teraz, zwłaszcza gdy wymaga to wprowadzenia dużych zmian. Ale jeśli będziesz w stanie poświęcić czas na analizowanie i prognozowanie rezultatów, będziesz lepiej przygotowany, aby w przyszłości szybko się zaadoptować i być bardziej innowacyjny.

Poproś swój zespół, aby przygotował przemyślenia na takie pytania:

Co się zmienia dla naszych klientów i jak możemy się dostosować, aby lepiej sprostać tym nowym potrzebom?

Jaki jest obecnie nasz najsłabszy obszar  i jakie mamy pomysły na jego udoskonalenie?

Jeśli spojrzymy sześć miesięcy do przodu, jak będzie wyglądać nasza branża? Jakie mamy na to dowody?

Biorąc pod uwagę tę prognozę, jakiej poprawy moglibyśmy dokonać teraz, która dałaby nam przewagę konkurencyjną?

Jakie eksperymenty moglibyśmy przeprowadzić w przyszłym tygodniu lub miesiącu, aby wypróbować niektóre z tych pomysłów?

Zróbcie burzę mózgów w grupie, aby przedyskutować te pomysły, wybrać kilka obiecujących i zacząć próbować wdrażać nowe rzeczy. Zacznijcie jak najszybciej działać w nowej normalności, by przestała być nowa.