Gdy słyszysz hasło „feedback” czujesz dreszcze i masz ochotę uciekać na L4? Nie tylko Ty! Nikt nie lubi słyszeć, że nie wykonuje świetnej swojej roboty. Równocześnie bezrefleksyjne poklepywanie się po plecach w kółeczku wzajemnej adoracji nikomu nie pozwoli w pełni rozwinąć skrzydeł… Jak zatem powinien wyglądać proces feedbackowania, żeby koniec końców nie okazał się stratą czasu? Czytaj dalej, a wszystkiego się dowiesz!
Wielu menedżerów uważa, że ich zadaniem podczas udzielania informacji zwrotnej jest wytykanie błędów swojemu zespołowi. Bardzo miłe… Nic dziwnego, że może prowadzić do powstania niezdrowej atmosfery krytycyzmu. Z drugiej strony, niektórzy menedżerowie nie lubią przeprowadzać ze swoimi pracownikami trudnych rozmów, więc całkowicie unikają przekazywania informacji zwrotnej, a o pozytywnej zapominają lub wręcz uważają, że nie trzeba jej odpowiednio przekazywać.
Jak pokazało jedno z badań, dla 44% menedżerów udzielanie i przyjmowanie informacji zwrotnej jest stresujące lub trudne.
W rzeczywistości wiele osób unika przekazywania lub otrzymywania feedbacku z powodu dyskomfortu, który się z tym wiąże.
Po co zatem cała ta droga przez mękę? Odpowiedź jest prosta:
Jedynym celem feedbacku jest rozwój
Cóż, tworzenie kultury opartej na przejrzystej informacji zwrotnej, może stanowić spore wyzwanie. Ale… Udzielanie wartościowego feedbacku jest kluczową umiejętnością lidera, na każdym szczeblu zarządzania! Bez informacji zwrotnej zespół nie ma możliwości się rozwinąć i czegoś nauczyć. Zadaniem lidera jest kierowanie zespołem, a nie można tego zrobić bez komunikowania możliwości osiągnięcia najwyższego potencjału.
Skuteczna informacja zwrotna:
- uwalnia potencjał,
- pomaga nabyć pewności siebie,
- pozwala rozwinąć kompetencje,
- wskazuje obszary do poprawy.
Kiedy dzielenie się informacją zwrotną stanie się kluczowym elementem Twojego przywództwa, członkom zespołu łatwiej będzie dawać i przyjmować feedback, myśląc o nim w kategoriach wsparcia w rozwoju.
Na początku był… leader
Jeśli masz trudności z udzielaniem i przyjmowaniem informacji zwrotnych, pracę w tym temacie najlepiej zacznij od początku. Łatwo powiedzieć, tylko gdzie jest ten początek? Ano w Tobie, a dokładniej w Twojej głowie i postrzeganiu feedbacku jako takiego. Pomyśl o nim nie jak o krytyce, a… szansie.
Sami nigdy nie mamy pełnego obrazu naszej osoby. Jak się z nami współpracuje? Czy to co mówimy, jest zrozumiałe? Czy jesteśmy dla kogoś inspiracją? A może nieświadomie kogoś onieśmielamy? Skąd mamy to dowiedzieć, jeśli nie od innych?
Wspaniali przywódcy nie mogą osiągnąć wspaniałych wyników bez rzeczywistości. Dołącz do najlepszych i cały czas poszukuj informacji zwrotnej, aby móc rozwijać swoje mocne strony i korygować słabości.
Do tego kultura oparta na informacji zwrotnej zaczyna się właśnie od lidera, dlatego daj dobry przykład i… pytaj! Pytaj innych o zdanie na swój temat. Pytaj, ale nie byle kogo. Niech to będą osoby zaufane, które udzielą Ci szczerej informacji zwrotnej. Nie po to, by Ci się przypodobać, czy odwrotnie – sprawić przykrość, czy podbudować swoje ego Twoim kosztem. Ale po to, byś mógł z ich zdania wyciągnąć wnioski i działać.
Dlaczego FranklinCovey?
Odkryj, w jaki sposób sprawdzone rozwiązania FranklinCovey pomagają organizacjom podnosić zaangażowanie pracowników, osiągać cele biznesowe i trwale wpływać na efektywność.
Atmosfera wzajemnego zaufania
Samoświadomość to kluczowa cecha każdego, kto chce być skutecznym liderem. Aby podnieść swoją samoświadomość, musisz otrzymywać zaufane opinie od ludzi. W jaki sposób stworzyć warunki, w których ludzie czują się bezpiecznie i mogą mówić prawdę?
1. Sam obdarzaj swoich pracowników zaufaniem
Zaufaj swoim bezpośrednim podwładnym i daj im możliwość decydowania i brania odpowiedzialności. W rezultacie dasz im do zrozumienia, że nie ma dla nich rzeczy niemożliwych. Przećwicz świadome odpuszczanie.
2. Działaj w sposób budujący wiarygodność
Twoje czyny muszą krzyczeć głośniej niż to, co mówisz. Możesz mieć wymagane umiejętności, ale jeśli nie przekładają się one na wyniki, Twoje kompetencje mogą być podważane. Przykładowymi cechami charakteru, nad którymi możesz popracować, to: szczerość, skromność, odwaga, wierność zasadom, dbałość o innych i myślenie w kategoriach wygrana-wygrana. Przykładowymi kompetencjami mogą natomiast być: umiejętności, zdolności, wiedza i styl komunikacji.
3. Naprawiaj błędy
Jak reagujesz i co robisz, kiedy popełnisz błąd lub zdarzy Ci się rozczarować swoich pracowników? W pierwszym odruchu pewnie zaczniesz się tłumaczyć lub starać umniejszyć swoje działania? Stop! Pamiętaj, że tylko naprawiając popełnione błędy, budujesz zaufanie. Ignorując je, nadwyrężasz zaufanie. Postaw sobie za punkt honoru naprawianie błędów.
4. Przyjmij właściwą perspektywę
To, jak postrzegasz innych, może mieć ogromny wpływ na osiągane wyniki. Unikaj niejasności i zmień swoje paradygmaty, aby widzieć świat takim, jaki w rzeczywistości jest. Zamiast przyjmować swoje opinie za pewnik, zadaj sobie pytanie: Co warto ponownie rozważyć? Jak moje opinie mogą negatywnie wpływać na relacje lub utrudniać sytuację? Zmiana której z moich opinii mogłaby mieć pozytywny wpływ na sytuację?
5. Mów otwarcie
Otwarta i szczera rozmowa oznacza jasną i przejrzystą komunikację, wolną od jakichkolwiek nieporozumień. Ludzie cenią liderów, którzy mówią otwarcie. Twoja umiejętność prowadzenia szczerej rozmowy z pewnością zostanie zauważona przez zespół.
6. Bądź lojalny
Wiarygodni liderzy są lojalni w każdej sytuacji. Wypracuj nawyk przypisywania zasług podwładnym, szczególnie gdy inni menedżerowie lub klienci chwalą za nie ciebie. Nie uczestnicz w plotkowaniu, broń nieobecnych.
OK, masz już zespół, w którym panuje atmosfera zaufania i szczerość. Czas przejść do konkretów, czyli…
Jak przekazywać feedback?
W skrócie: rób to w sposób dostosowany do osoby i sytuacji.
Przekazuj feedback członkom zespołu podczas rozmowy online lub podczas spotkania jeden na jeden. W biurze możesz po prostu zaprosić pracownika na kawę, żeby szczerze porozmawiać o mocnych stronach i obszarach do poprawy. Jeśli w Twojej firmie praca odbywa się w formie hybrydowej lub zdalnej, przez co rzadko się widujecie i nie ma okazji do rozmowy, weź sprawy w swoje ręce i taką okazję stwórz.
Możesz na przykład:
- Zaplanować comiesięczne spotkanie z każdym członkiem zespołu, podczas którego podzielicie się informacją zwrotną.
- Skorzystać z platformy, która pozwoli pracownikom wzajemnie się feedbackować.
- Przeprowadzić anonimową ankietę, aby zebrać opinie na temat obszarów do poprawy w zakresie przywództwa.
Aby przekazywana przez Ciebie informacja zwrotna była skuteczna, członkowie zespół muszą wiedzieć i wierzyć w to, że Twoim celem jest pomóc im rozwijać umiejętności i zdolności, a nie krytykować ich wyniki pracy. Daruj sobie zatem niepotrzebne uszczypliwości i małostkowość. Bądź konkretny, rzetelny i wspierający.
Udzielaj informacji zwrotnej:
– pozytywnej – doceniaj to, co jest dobrze zrobione, motywując tym samym do dalszego działania
ORAZ
– negatywnej – mów, dlaczego coś nie jest wykonane zgodnie z Twoimi oczekiwaniami, albo co można zrobić inaczej lub lepiej.
Obie te informacje są równie ważne, a im częściej ich udzielasz tym lepiej.
Rozwiń swoje umiejętności przywódcze
Stwórz skuteczny zespół, zamieniaj wyzwania w nowatorskie pomysły i osiągaj wyjątkowe rezultaty, nawet w obliczu ciągłych zmian.
Jak przyjmować feedback?
Skoro już wiesz, jak udzielać feedbacku innym czas potrenować jego przyjmowanie. W tym celu mam dla Ciebie ćwiczenie:
Wybierz jedną osobę z zespołu, która może Ci udzielić informacji zwrotnej na temat konkretnej kwestii. Zaplanuj rozmowę zgodnie z poniższym scenariuszem:
1. Wyjaśnij, jakie masz intencje
Powiedz, do czego jest ci potrzebna informacja zwrotna. Zazwyczaj, potrzebujesz jej, żeby się czegoś nauczyć, rozwinąć i stać lepszym liderem. „Chcę popracować nad sposobem, w jaki się komunikuję i dlatego poprosiłem/-łam kilka osób z zespołu, aby pomogły mi określić, jak mogę to poprawić”.
2. Poproś o konkretną informację zwrotną
Zadając ogólne pytania, nie uzyskasz zbyt wiele informacji, bądź więc konkretny/-a. „Proszę was, żebyście przed naszym kolejnym spotkaniem zastanowili się, co mogę zmienić/poprawić w moim sposobie komunikowania się”.
3. Słuchaj, okazując empatię
Przyjmowanie defensywnej postawy, gdy ktoś przekazuje ci informację zwrotną, to naturalny odruch, ale nie ma on nic wspólnego z produktywnością. Spróbuj zrozumieć i… nie tłumacz się, nie usprawiedliwiaj, weź feedback na klatę: „Więc zauważyłeś, że…”
4. Przyjmij informację zwrotną
„Dziękuję za twoje wskazówki. Teraz potrzebuję się zastanowić, jak mogę je wykorzystać”.
5. Dokonaj oceny informacji zwrotnej
Zastanów się, jak wykorzystać uzyskaną informację zwrotną i przełożyć ją na działania.
6. Zobowiąż się do podjęcia konkretnych działań
Nie składaj zobowiązań pochopnie, a jeśli się do czegoś zobowiążesz, dotrzymuj słowa.
Jeśli przy takim bezpośrednim kontakcie nie czujesz się komfortowo, zacznij od czegoś prostszego, a być może mniej oczywistego… Informacje zwrotne są wokół Ciebie przez cały czas. Zwróć większą uwagę na takie formy dawania feedbacku jak język ciała, na przykład podczas spotkań lub na wideokonferencjach.
- Twój szef wzrusza ramionami i unika kontaktu wzrokowego? Zadaj mu dodatkowe pytanie, aby dowiedzieć się więcej o tym, co nie zostało powiedziane.
- Członkowie Twojego zespołu chronicznie zerkają na ekrany telefonów podczas spotkań? Zweryfikuj, czy skupiasz się na właściwych kwestiach i nie zabierasz im czasu.
- Inny menedżer lub współpracownik prosi Cię o poradę? Może nawet nie zdajesz sobie sprawy z tego, jak bardzo jesteś szanowany i ceniony.
Szkolenia FranklinCovey
Zapytaj o szkolenia zamknięte dla liderów, menadżerów i zespołów.
Wiem, że dawanie feedbacku, a zwłaszcza tego negatywnego, nie jest łatwe. Nawet Tim Cook, prezes największej firmy na świecie i bez wątpienia jeden z najlepszych menedżerów, twierdzi, że bardzo mocno stara się nie brać negatywnych informacji zwrotnych do siebie, jeśli czuje, że nie taki jest ich cel.
Mimo wszystko mam nadzieję, że dzięki moim radom udzielanie i przyjmowanie feedbacku nie będzie już dla nikogo sennym koszmarem. Jeśli jednak nadal nie czujesz się pewnie w tej kwestii, zapraszam do kontaktu i na szkolenie!
We FranklinCovey wierzymy, że każdy zasługuje na świetnego menedżera i każdy może takim menedżerem się stać. W trakcie szkolenia zaopatrzymy Cię we wsparcie, zrozumienie, strategie i taktyki, które pozwolą Ci nie tylko udzielać wartościowego feedbacku, ale wiele więcej… Pomożemy Ci rozwinąć się jako lider, a swoich podwładnych zmienić w zaangażowany, osiągający wysokie wyniki zespół. Pomożemy Ci odnieść sukces.