Jeśli kiedykolwiek uczestniczyłeś w kursie zarządzania projektami, zdobyłeś wiedzę i umiejętności potrzebne do realizacji projektów w terminie i w ramach budżetu. Dowiedziałeś się, jak realizować zadania z pomocą ludzi, którzy mogą być „wolontariuszami” – zostali przypisani do Twojego zespołu projektowego, ale nie podlegają bezpośrednio Tobie. Masz wszystko, co potrzebne, by dobrze prowadzić projekt.

Ale co się dzieje, gdy masz wiele projektów? Wszystkie te świetne techniki nadal działają, ale zarządzanie wieloma zadaniami o różnym stopniu ważności i pilności może być przytłaczające. Wszystko wydaje się ważne, więc kończysz na ciągłym rozwiązywaniu najgłośniejszych problemów, niczym w grze „whack-a-mole”.

W miarę jak rośnie liczba projektów, rośnie także poziom stresu. Ukończenie jednego zadania nigdy nie przynosi satysfakcji, ponieważ ciągle zajmujesz się innymi – nigdy nie czujesz pełnego zamknięcia tematu.

Kiedy rozwijasz się zawodowo i przybywa Ci odpowiedzialności, naturalne jest, że dostajesz (lub zostajesz przypisany do) coraz więcej projektów. Nie chcesz ich odrzucać, ponieważ chcesz być postrzegany jako członek zespołu. 

Jak możesz utrzymać kontrolę nad wieloma projektami, nie czując się przytłoczonym? Rozważ te trzy umiejętności rozwiązywania problemów:

Nigdy nie odpowiadaj „tak” od razu

Jeśli czujesz się przytłoczony, prawdopodobnie dlatego, że nie pomyślałeś o możliwości powiedzenia „nie”. Naucz się odkładać odpowiedź „tak” do momentu, aż będziesz mógł ocenić możliwość względem obecnych zobowiązań. Nie zostaniesz uznany za niechętnego współpracy, lecz za rozsądnego gospodarza swojego czasu i zasobów.

Bez względu na to, kto pyta, stosuj opóźnioną odpowiedź: „To świetna okazja – dziękuję za zapytanie. Pozwól, że sprawdzę, na co już się zobowiązałem, i zobaczę, czy ma to sens”.
Jeśli Twój szef naciska, bądź zgodny, ale realistyczny: „Chętnie się tym zajmę, ale coś innego, co mi powierzyłeś, będzie musiało poczekać. Jakie jest Twoje priorytetowe zadanie w tej sprawie?”.

Bezpłatny poradnik dla liderów

Zwiększ średnią efektywność swoich pracowników i podnieś ich motywację do realizacji kluczowych celów, wprowadzając pozytywne zmiany w kulturze organizacyjnej.

Pobierz poradnik

Stwórz filtr priorytetów

Gdy zarządzasz wieloma zadaniami projektowymi, ustal zestaw priorytetów, które pozwolą Ci ocenić każde zadanie:

• Zapytaj swojego szefa, które projekty są dla niego i organizacji najważniejsze, i użyj tej odpowiedzi do ustalenia kolejności działań.
• Zdecyduj, które prośby mają najwyższy priorytet – dla kogo odbierzesz telefon od razu, a kogo przełączysz na pocztę głosową.
• Określ, który projekt ma wyższy priorytet niż inne, abyś mógł właściwie skupić się na zadaniach.
• Weź pod uwagę nadchodzące terminy, które mogą przesunąć niektóre zadania na wyższy priorytet.

Planowanie najważniejszych zadań

Lubimy szybkie sukcesy, więc często zaczynamy od łatwych zadań. Zaznaczamy kolejne punkty, co daje nam poczucie satysfakcji, ale nie posuwamy się do przodu.

Sporządź listę wszystkich zadań, które masz na głowie, a następnie oszacuj czas potrzebny na ich wykonanie. Dodaj co najmniej dwadzieścia procent jako bufor, ponieważ prawie wszystko trwa dłużej, niż się spodziewamy. Następnie umieść każde zadanie w kalendarzu i traktuj je z taką samą powagą, jak ważne spotkanie z Twoim menedżerem.

Możesz pracować nad wieloma projektami jednocześnie. Możesz pracować ciężko i szybko. Ale niech Twoją cechą charakterystyczną będą wyniki, a nie umiejętności żonglowania. Poświęć pełną uwagę każdemu zadaniu, koncentrując się na tym, co najważniejsze.

Celem nie jest żonglowanie, lecz ukończenie. Utrzymaj swoje skupienie, a poczujesz, że znowu odnosisz sukcesy.