„Hej, masz chwilę?”
Nie masz chwili, ale nie chcesz wyjść na niegrzecznego, więc odpowiadasz: „Jasne, o co chodzi?”.
Taka prośba nigdy nie zajmuje „tylko” minuty, a każde przerwanie wybija cię z rytmu pracy. Badania pokazują, że powrót do pełnej koncentracji może zająć nawet 23 minuty, a czasem jeszcze dłużej, jeśli dana przerwa przekieruje cię na inne zadania.
W biurze jesteś zdany na łaskę osób, które podchodzą do twojego biurka. Pracując zdalnie, mogą to być telefony, wideorozmowy, hałaśliwe zwierzęta domowe czy kurierzy. Te przerwy mogą być uzasadnione, ale zabierają ci czas i skupienie potrzebne do realizacji najważniejszych priorytetów. Prosta struktura może pomóc odzyskać kontrolę nad swoim dniem, zamiast pozwalać innym narzucać ci ich harmonogram.
Planuj swoje priorytety w pierwszej kolejności
Na początku tygodnia określ bloki czasu, które potrzebujesz na pracę nad najważniejszymi projektami i zadaniami. Zarezerwuj je w swoim kalendarzu, a potem traktuj je jak każde inne spotkanie – z szefem, klientem czy partnerem biznesowym. Jeśli ktoś będzie chciał porozmawiać w tym czasie, możesz powiedzieć: „Mam już zaplanowane coś na 9:00, ale mogę porozmawiać o 10:00. Czy to będzie pasować?”. W ten sposób zgadzasz się na prośbę innych w biurze, ale jednocześnie chronisz swoje priorytety, wykorzystując swoje zaplanowane zobowiązania.
Bezpłatny poradnik
Poznaj praktyczne narzędzia, które pomogą Tobie i Twoim pracownikom skupić się na tym, co najważniejsze.
Odpowiadaj proaktywnie na prośby o swój czas
Kiedy ktoś chce porozmawiać w momencie, gdy musisz zachować skupienie, zaproponuj alternatywny termin – ale na swoich warunkach. W biurze możesz powiedzieć: „Nie mogę teraz rozmawiać, ale będę miał około 10 minut za godzinę. Przyjdę do twojego biura o 11:00 – pasuje?”. Podając czas (10 minut), ustalasz oczekiwania co do długości rozmowy. Pójście do ich biura ułatwi ci zakończenie rozmowy na czas, zamiast próbować nakłaniać ich do opuszczenia twojego biura.
To samo dotyczy pracy zdalnej. Jeśli ktoś próbuje się z tobą połączyć, możesz szybko odpowiedzieć: „Nie mogę teraz rozmawiać, ale mam 10 minut o pełnej godzinie. Zadzwonię do ciebie, jeśli będziesz wtedy dostępny.” Ponownie, ustalasz oczekiwania dotyczące czasu rozmowy. Na około 2 minuty przed końcem możesz powiedzieć: „OK, za 2 minuty muszę kończyć – możemy to dokończyć teraz albo umówić się na krótką rozmowę jutro”. Zazwyczaj osoba ta zakończy rozmowę, zamiast prosić o kolejne spotkanie.
Komunikuj zasady
Rozważ umieszczenie kartki na drzwiach (lub ustawienie automatycznej odpowiedzi cyfrowej), aby poinformować innych o swojej dostępności. Kiedy jesteś zajęty, napisz: „Mam termin – będę dostępny o 12:00”. Gdy jesteś dostępny, napisz: „Dostępny do 14:00 – zapraszam”. Chodzi o to, aby być dostępny regularnie, ale nie zawsze natychmiast. Powiadom innych, jak działa twój system, a nauczą się, jak najlepiej zdobyć twoją pełną uwagę.
Oczywiście te wskazówki są skierowane do osób, które mogą same planować swoje zadania w ciągu dnia. Jeśli jesteś ratownikiem medycznym lub pracujesz w obsłudze klienta, przerwy są częścią twojej pracy. W większości sytuacji kluczem jest po prostu świadomość własnych priorytetów, planowanie ich z wyprzedzeniem i wykorzystywanie tego planu, aby skutecznie mówić „nie” i utrzymywać kurs.